Versteckte Ressourcen nutzen und Kosten sparen

Unter zunehmendem Kostendruck arbeiten Krankenhausbereiche zukünftig noch enger in interdisziplinären Teams zusammen, mit weitreichenden Auswirkungen auf Aufgaben und Abläufe im administrativen Bereich. Studien berichten von mehr als einem Drittel Mehrkosten bei nicht angepassten Abläufen.

…> Das Medical Office-Konzept

Der Kostendruck auf deutsche Kliniken steigt und gleichzeitig auch der Druck, das eigene Leistungsportfolio stetig auszuweiten. Angesichts knapper Personalressourcen liegt es nahe, die Prozesse im klinischen Workflow so effizient wie möglich zu gestalten und die interne Organisation zu optimieren. Doch allzu oft sind die Prozessabläufe in Gesundheitseinrichtungen, die künftig noch enger in interdisziplinären Teams zusammenarbeiten müssen, wenig transparent. Erst eine gründliche Analyse bringt Licht ins organisatorische Dunkel und deckt Störfaktoren auf. Dabei genügt es nicht, die zunehmend arbeitsteiligen Abläufe in nur einem Bereich isoliert zu betrachten.

Um die in diesem Bereich verborgenen Ressourcen nutzen und Kosten senken zu können, bietet jetzt das Lüdenscheider Unternehmen Siegel Consulting eine völlig neue Lösung – das Medical Office. Für Sabine Siegel, Spezialistin für effiziente Organisationslösungen in Gesundheitseinrichtungen, übernimmt das Medical Office die Schnittstelle bei der Steuerung wichtiger administrativer Aufgaben: bei der Umsetzung effizienter Abläufe und Tätigkeiten in Sekretariat und Assistenz, im Personal- und Poolmanagement, in der Implementierung von Krankenhaus-IT sowie im medizinischen Schreibdienst und im Praxismanagement. Der Schwerpunkt von Siegel Consulting liegt in der Analyse von Engpasssituationen in der klinischen Administration sowie in der Entwicklung und Umsetzung neuer Organisationskonzepte für effiziente und sichere Prozessabläufe: „Lean-Office-Studien zeigen, dass schlanke Administrationsprozesse längst überfällig sind, denn bis zu 30 Prozent der Arbeitszeit bleiben ansonsten täglich auf der Strecke“.

MEDICAL OFFICE bietet effiziente Office-Organisation in Gesundheitseinrichtungen

Beim Aufbau eines leistungsfähigen Medical Office bietet Siegel Consulting den Kliniken kompetente Unterstützung mit dem Ziel, durch praxisorientierte Seminare, Veranstaltungen und persönlichen Beratungsgesprächen einen effizienten Ressourceneinsatz im innerklinischen Management zu generieren. Auf dem Fachtag „Kliniksekretariat und medizinischer Schreibtisch“ am 14. April 2011 in Fulda wird von Experten in Impulsreferaten und mit anschaulichen Praxisbeispielen erläutert, wie das Medical Office Schritt für Schritt seine Effizienz steigern kann. „Ein gut organisiertes Chefarztsekretariat ist nach wie vor ein Garant für eine zuverlässige Erledigung und Überwachung der Abläufe“, erläutert Sabine Siegel, „allerdings hat sich mit der engeren Vernetzung der verschiedenen Klinikbereiche auch das Profil der klassischen Chefsekretärin verändert“. Heute komme es im klinischen Sekretariat zunehmend darauf an, die vielen Unterstützungsleistungen zu identifizieren und adäquat zu verteilen, um den Ärzten jederzeit ein zuverlässiges Backoffice zu bieten und sie von Organisationsaufgaben zu entlasten.

FACHTAG Kliniksekretariat und Medizinischer Schreibdienst

Die Zielgruppe des Fachtags sind Verwaltungsleiter, Projektverantwortliche, Leiter und Leiterinnen von Schreibdiensten sowie Sekretärinnen mit Teamverantwortung – die Mitarbeiter eines Krankenhauses also, die im Medical Office die administrativen Prozesse steuern und optimieren sollen. Um dabei Erfolg zu haben, benötigt das Team im Medical Office besondere Qualifikationen, die auf dem Fachtag erläutert werden. Dazu zählt etwa das spezifische Fach- und Methodenwissen, aber auch – um die Zusammenhänge der klinischen Prozesse zu verstehen – medizinisches Wissen. Doch trotz geballten Expertenwissens: Fachtage sind keine trockenen Seminare, sondern bieten den Teilnehmern auch Gelegenheit zur Diskussion und zum lockeren Networking.

Informationen MEDICAL OFFICE
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Autor: Lena Gielen

Während Krankenhäuser an allen Ecken versuchen, sich abteilungsübergreifend zu organisieren, ist die Vernetzung der Chefarztsekretariate und der Schreibdienste oft mangelhaft. Fragt man Klinikdirektoren nach der Qualität ihres Sekretariats und des Schreibdienstes, ist die Antwort zwar immer: „Hoch“. Doch die Qualität wird nicht gemessen, geschweige denn festgelegt. Stattdessen entstehen aufgrund individueller Organisation der Sekretariate viele Umwege: Am Ende müssen Ärzte Kassetten transportieren, Patientenakten suchen und schreiben oft selbst.

Es geht aber auch anders – wenn die Sekretariate so weit wie möglich vernetzt werden und die Schreibkräfte optimal qualifiziert sind. Damit lässt sich wertvolle Zeit sparen. Und nicht zuletzt bleibt zu prüfen, ob der Arzt bei einer Unterstützung durch Spracherkennung am Ende die gleiche Dokumentenqualität liefert wie eine Schreibkraft. Auch das muss in die Kalkulation einfließen, was aber oft nicht der Fall ist.

Der ärztliche Schreibdienst ist vielfach ein Brennpunkt im Krankenhaus. Mangelnde Transparenz im Dokumenterstellungsprozess, ineffiziente Organisationsstruktur und schwieriges Personalmangement spielen dabei eine Rolle. Oft kann ein Briefstau nur mit der Beauftragung von externen Schreibdiensten beantwortet werden, um der gesetzlichen Informationspflicht nachzukommen.

Doch wer seine interne Prozessqualität nicht kennt, wird Alternativen weder qualitativ noch quantitativ angemessen beurteilen können. Dann bleibt die Frage offen: Was ist besser?

Termin: 28.09.2010

Programm

• Welches sind die Besonderheiten im ärztlichen Schreibdienst? – Es geht um Anspruchsgruppen und Bedarf.
• Wie entstehen Engpässe und wie werden sie vermieden? – Es geht um Workflow und Schnittstellen.
• Ist der Schreibdienst so gut wie sein Ruf? – Es geht um messbare Qualität.
• Wieviel kostet ei Brief? – Es geht um Controlling und Leistungsdaten.
• Wie wird aus dem Brennpunkt ein Erfolgsfaktor? – Es geht um Lösungsansätze
• Praxisbeispiele aus internen und externen Schreibdienstorganisationen

Anmeldung und weitere Informationen:
Württ. Verwaltungs. und Wirtschaftsakademie e.V.
Susanne Hilligardt Tel. 0711-21041-20, HilligardtS@w-vwa.de
Udo Kressler Tel. 0711-21041-21, KresslerU@w-vwa.de

Weiterführender [Link] zur Veranstaltung.

Eines ist klar: Passende Dienstleister finden ist schwer. Umso leichter fällt die Auswahl, wenn Informationen vorliegen, die Vergleiche möglich machen.

Wenn ein Hausarzt mehr als drei Tage auf den Entlassungsbericht aus dem Krankenhaus warten muss, ist die Weiterbehandlung seines Patienten gefährdet. Wenn der Arztbrief nicht bei der Entlassung des Patienten erstellt wird, kann die Fallakte nicht geschlossen und Behandlungskosten nicht erstattet werden. Das sind wichtige Gründe, die Krankenhäuser veranlassen, Sabine Siegel Consulting mit einer Organisationsuntersuchung zu beauftragen. Aus den Ergebnissen leiten sich spezifische Veränderungen des Arbeitsablaufes in der medizinischen Dokumentation ab.

Als Folge der Optimierungsmassnahmen werden häufig externe Medizinische Schreibbüros als Dienstleister zur internen Unterstützung oder vollständigen Übernahme der Schreibarbeiten in die Organisation der medizinischen Dokumentation einbezogen.

Unsere Umfrage
Um herauszufinden, welche Merkmale Medizinische Schreibbüros derzeit auszeichnen, wurde im Internet nach Anbietern recherchiert. Von 56 Büros wollten 30 Inhaber an der Umfrage teilnehmen und erhielten Unterlagen, zuletzt gingen 17 ausgefüllte Fragebögen in die Auswertung ein. Gefragt wurde nach Schreibkapazität, IT-Kompetenz und Datenschutz, fachliche Qualifikation, sowie Unternehmensorganisation und Qualitätsmanagement.

Qualität ist „Kundenzufriedenheit“
In Bezug auf das Qualitätsmanagement zeigen die Ergebnisse, dass sich unter dem Schlagwort „Kundenzufriedenheit“ eine Bandbreite von Aktionen subsummieren: von „persönliches Gespräch“, über „regelmäßige Kundenbefragung“ bis „systematisches Qualitätsmanagement“. Es fällt auf, dass differenzierte Kriterien fehlen, die Aufschluss über ein umfassendes Qualitätsverständnis des Dienstleisters geben oder dem Auftraggeber nachweisbare Qualitätsinformationen liefern.

Risiken für das Krankenhaus:

1. Zeitverlust in der Dokumenterstellung (erhöhtes Risiko für Patient, Arzt und Krankenhaus),
2. unnötige Kosten für den Aufbau einer Zusammenarbeit,
3. Reibungsverlust im Veränderungsprozess und
4. Gefährdung des Erfolgs.

“Versuch und Irrtum“
Jeder Dienstleister orientiert sich an der “Kundenzufriedenheit” und setzt das um, was der Kunde wünscht. Kann der Kunde aber keine konkreten Angaben machen, bleibt auf beiden Seiten für eine Zusammenarbeit nur “Versuch und Irrtum”.

Ziele der Organisation
Sowohl die interne Schreibdienstorganisation als auch die Zusammenarbeit mit externen Medizinischen Schreibbüros verfolgt mehrere Ziele: größtmögliche wirtschaftliche Effizienz (Kostenreduktion), Gewährleistung der Dokumenterstellung (Spitzenabbau) und fehlerfreier Produktionsprozess (Struktur, Image). Aus diesen Zielen leiten sich einzelne Kriterien ab, die für regelmäßige Überprüfungen herangezogen werden können und Sicherheit geben.

Beispiele interner Informationen

Beispiele externer Informationen

Fazit
Liegen bereits im Auswahlprozess auf beiden Seiten relevante Informationen vor, kann das Risiko einer Fehlentscheidung minimiert werden. Die Auswahl nach „Versuch und Irrtum“ kostet mehr als Geld.

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Auszüge aus der Zusammenfassung

Es ist deutlich geworden, dass Unternehmen sich an ständig wechselnde Marktbedingungen anpassen müssen. Die Studie Organisation 2015 zeigt, dass von der Einsicht bis zur Umsetzung für viele Unternehmen noch ein weiter Weg liegt. Gegenwärtig richtet sich der Fokus vieler Unternehmen noch zu einseitig auf die harten Themen, die eine schnelle Lösung brennender Probleme zu versprechen scheinen.

Die drei Erfolgsfaktoren

Um der doppelten Herausforderung von anhaltender Wettbewerbsverschärfung und derzeitiger Krise zu begegnen, müssen auch Krankenhäuser umdenken. Ein einseitiger Blick auf harte Organisationsmaßnahmen führt in die Irre. Erforderlich sind flexible und intelligente Organisationen, die Robustheit und Anpassungsfähigkeit vereinen. Am Ende zählt, ob es ihnen gelingt, ihre Organisation insgesamt so zu verändern und zu gestalten, dass sie in einem turbulenten Umfeld die drei in der Studie identifizierten strategischen Kernerfolgsfaktoren trägt und stützt:

Wer reagiert schneller auf Veränderungen? Wer mobilisiert die eigenen Ressourcen effektiver? Wer verabschiedet veraltete Konzepte konsequenter, öffnet sich dem Neuen? Wer setzt konsequenter um? Wer hält bei allen Turbulenzen und Unwägbarkeiten die eigene Truppen disziplinierter zusammen? Wer kann individuelle Frustration, Überforderung und Verunsicherung trotz der steigenden Anforderungen effektiver auffangen bzw. vermeiden?

Die Trendwende, die aus den Analysen der Studie erkennbar wird, bedeutet keine einseitige Ablösung der harten durch weiche Maßnahmen. Struktur allein reicht folglich längst nicht mehr aus, um die Voraussetzungen für erfolgreiche Strategieumsetzung zu schaffen. Schlussendlich wird die Ausbildung weicher Kompetenzen die wirksamen Unterscheidungsmerkmale im Wettbewerb schaffen und über den Erfolg entscheiden.

Fazit: Harte und weiche Elemente vereinen

Gewinnen werden jene Organisationen, die es verstehen, unterschiedliche Maßnahmen mit einer überzeugenden Change-Agenda und Vision für das künftige Unternehmen Krankenhaus zu verknüpfen. Voraussetzung dafür ist, dass die Mitarbeiter erkennen, in welcher Form einzelne Maßnahmen zusammenhängen, und Vertrauen fassen, dass die Maßnahmen das Geschäft und letztendlich jeden Einzelnen stärker und erfolgreicher machen werden. Daher entfalten Organisationsmaßnahmen ihre durchgreifende Wirkung erst im Verbund.

Empfehlung: In 5 Schritten zum Erfolg

1. Überprüfung der strategischen Leitplanken
2. Welches sind unsere Kerndisziplinen?
3. Wo stehen wir in diesen Kerndisziplinen in Relation zum Umfeld?
4. Mit welchen harten und weichen Maßnahmen können wir diese Kerndisziplinen am besten entwickeln?
5. Wie sieht unser übergreifender Veränderungskatalog für die nächsten drei bis fünf Jahre aus?

Bezugsquellen der vollständigen Studie Organisation 2015 – Designed to Win erhalten Sie auf [Anfrage]

Bedenkt man, dass 70 % der Haftungsfälle im Krankenhaus auf organisatorische Mängel zurückzuführen sind, wird deutlich, welches Potenzial in der Organisation liegt. Auslöser eines Patientenschadens ist in den meisten Fällen ein wenig spektaktuläres Ereignis: eine Unachtsamkeit, meist Nachlässigkeit. Das zieht weitere Folgen nach sich. Oft wird das Schadensrisiko noch rechtzeitig erkannt und interveniert (near misses). Bleiben Fehler aber unerkannt oder werden sie vertuscht, entwickelt sich ein Schaden, der für alle Beteiligte Existenz bedrohend sein kann: Für das Krankenhaus, für Ärzte und Personal, und in der persönlichen Auswirkung meist am schlimmsten für den Patienten.

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Berücksichtigt man dabei noch den Kostendruck im Krankenhaus und eingeschränkte Personalressourcen, liegt der unschätzbare Nutzen auf der Hand, der sich ergibt, würde man die Prozesse rund um Chefarztsekretariat, ärztlichen Schreibdienst und Diktatmanagement erfolgreich organisieren.

Ein modernes Organisationskonzept bietet die Lösung.

Sabine Siegel bietet mit ihrem Konzept letter & more Lösungen für Krankenhäuser, die auf den Punkt zielen. Basierend auf jahrelanger Erfahrung im Sekretariat und Ärztlichen Schreibdienst lassen ihre maßgeschneiderten Konzepte Effizienzsteigerungen bis 70% erwarten.

Service-Qualität, Brieflaufzeiten, Spitzenbelastungen und viele weitere Unzufriedenheiten werden organisatorisch nachhaltig verbessert, da sich jede Lösung stets am individuellen Bedürfnis des Krankenhauses ausrichtet. Mit dem Konzept letter & more von Sabine Siegel zur Prozessoptimierung im Sekretariat erzielen Krankenhäuser positive Imagewirkung. Die organisatorische Struktur wird flexibler, da eine ausgleichende Verteilung von Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen motivierende Langzeitwirkung auf die Mitarbeiter haben.

Zeit- und Kostenersparnis, positive Imagewirkung sind die Wirkungen

Kürzere Brieflaufzeit und effizientere Arbeitsabläufe, Teamarbeit, professionelleres Sekretariats-Management sowie Qualitätsverbesserungen im Patientenservice und positive Außenwirkung sind zu verbuchen. Kostensenkung um bis zu 50 % durch effektiven Personal- und Technikeinsatz sowie Zeitersparnis. Alle Abläufe im Ärztlichen Schreibdienst und Chefarztsekretariat sowie die Abrechnung mit Kassen und Patienten werden beschleunigt und das bei überschaubarer Investition und raschem ROI.

Vereinbaren Sie – am besten gleich – einen Termin mit mir. Investieren Sie eine Stunde und erfahren Sie, wie Sie mit „letter & more“ von siegelconsulting zukunftsicher und modern Ihren ärztlichen Schreibdienst im Krankenhaus organisieren.

Ein besonderes Gefährdungspotenzial sieht die Gesellschaft in Rahmenbedingungen wie Arbeitsverdichtung, Zunahme patientenferner Tätigkeiten, Verknappung des Personals und stärkerer Arbeitsteilung: „Das Resultat ist ein potenziell erhöhtes Fehlerrisiko im Gesamtablauf der Behandlung“, stellte die DGCH fest. Systematische Anreize zur Fehlervermeidung wie etwa Checklisten und das Fehlermeldesystem Critical Incident Reporting (CIRS) sind nach Auffassung der DCGH unverzichtbar, genauso wie gute Kommunikation im Behandlungsteam und mit den Patienten, Reflexion des eigenen Handelns sowie ein transparenter Umgang mit kritischen Ereignissen.

Die Gesellschaft gibt aber auch zu bedenken: „Dazu benötigt man Schulung, Übung und Zeit und heute kaum noch vorhandene Freiräume, damit diese Fehlerkultur auch weiterentwickelt werden kann.“ Nach ihren Angaben ist bei rund drei Prozent der Krankenhausfälle mit therapiebedingten Gesundheitsschäden zu rechnen. Ein Viertel davon sind Folgen von Behandlungsfehlern. Dies trifft zwar nur 0,75 Prozent der Patienten, doch die DGCH warnte vor einer Verharmlosung, so die Tageszeitung für Ärzte.

Quelle: 23.02.2009 Bibliomed-News